Gestire un’impresa vuol dire dover rispettare decine di adempimenti burocratici e fiscali: ogni imprenditore che si rispetti, infatti, ha ben presente l’ansia che deriva dal dover tenere il passo con scadenze e obblighi legali. Purtroppo, prestare attenzione a tasse e scartoffie di sorta non basta più: nell’era digitale occorre essere in regola con le regolamentazioni web.
L’entrata in vigore nel 2018 del GDPR (il regolamento generale sulla protezione dei dati redatto dall’Unione Europea) ha posto in risalto il tema della privacy online e ha sottolineato l’esigenza di un processo di regolamentazione per i siti web aziendali. Tra i titolari di portali di e-commerce e siti professionali è scattata quindi una corsa contro il tempo per mettersi in regola con GDPR e obblighi vigenti, così da garantire la sicurezza dei clienti e la trasparenza della propria attività commerciale. A questo punto magari ti stai chiedendo se il tuo sito web aziendale sia completamente in regola: niente panico, noi di riferimento.org abbiamo preparato una guida facile e immediata per mostrarti come compilare l’informativa legale del tuo sito in maniera rapida (e indolore) grazie ai tool forniti dalla piattaforma online LexDo.it.
Prima di addentrarci nei particolari, però, cerchiamo di fare chiarezza su alcuni concetti chiave.
Cos’è l’informativa legale di un sito web (o un’app) e quando è necessaria?
La privacy policy (detta anche informativa privacy o informativa legale) è un documento digitale grazie al quale gli utenti di un sito web o di un’app vengono informati sulle modalità e sulle finalità di trattamento dei loro dati personali, le quali devono essere conformi al GDPR.
È importante sottolineare che la normativa privacy riguarda soltanto i siti web che raccolgono e si servono dei dati personali degli utenti. La compilazione di un’informativa legale potrebbe essere superflua se siamo i titolari di un sito vetrina, ovvero un sito web totalmente orientato al marketing, che viene utilizzato unicamente per presentare i prodotti e i servizi offerti da un’azienda, rafforzando in questo modo la percezione del brand.
Se invece decidiamo di installare dei cookie, di inserire un form di contatto o un social widget oppure di collegare il nostro sito aziendale a Google Analytics, ci serviremo a tutti gli effetti dei dati personali degli utenti, e uniformarsi alla normativa europea diventa quindi necessario.
Cosa contiene un’informativa legale di un sito web?
L’informativa legale è un documento di importanza fondamentale per trasmettere un’immagine aziendale trasparente e affidabile: da qui si deduce se il titolare del sito ha investito nel conformarsi alla normativa vigente sulla protezione dei dati, o se ha semplicemente copiato il documento senza adeguarlo alle proprie esigenze.
Vediamo nel dettaglio quali sono i paragrafi di un’informativa legale che soddisfa tutti i requisiti normativi del GDPR.
- Tipologie di dati personali raccolti: è necessario operare una distinzione tra dati forniti volontariamente dall’utente (informazioni di contatto, dati raccolti da social media, ecc.) e dati acquisiti automaticamente (informazioni raccolte tramite cookie, geolocalizzazione, ecc.);
- finalità del trattamento: occorre precisare se i dati dell’utente vengono raccolti per scopi statistici, profilazione dell’utente, gestione dei pagamenti, ecc.;
- modalità del trattamento: descrive gli strumenti con i quali si raccolgono i dati, le loro modalità di organizzazione, le misure di sicurezza per proteggerli, ecc;
- destinatari dei dati: i nomi e le categorie economiche dei soggetti a cui vengono inoltrate le informazioni;
- base giuridica del trattamento: indica se il trattamento dei dati si fonda sul consenso personale, su un obbligo di legge, su un obbligo contrattuale, ecc.;
- luogo geografico dove vengono conservati i dati;
- processi decisionali automatizzati: occorre precisare se il sito web si basa su decisioni assunte da algoritmi o se sfrutta procedure come la profilazione degli utenti;
- periodo di conservazione dei dati;
- diritti esercitabili dagli utenti: indica se un utente può richiedere una rimozione, cancellazione o blocco dei propri dati, o se può trasformarli in forma anonima;
- dati identificativi del titolare del trattamento e/o del responsabile della protezione dei dati (DPO).
Come generare l’informativa legale di un sito web grazie a LexDo.it
La compilazione di un’informativa legale per un sito web o un’app è una procedura estremamente complessa. Servirsi di un fac-simile è fuori discussione se non si vuole incorrere in sanzioni: bisogna invece redigere una privacy policy personalizzata, basata sulle proprie modalità di raccolta e utilizzo dei dati degli utenti. Per assicurarsi di operare in maniera conforme alle norme vigenti, è bene affidarsi alla consulenza di un esperto, o a un portale come LexDo.it.
LexDo.it è una startup italiana di servizi legali automatizzati online, che ha l’obiettivo di fornire supporto a privati, aziende e professionisti che non possono accedere al mercato legale tradizionale. Grazie al suo team di avvocati, ingegneri e esperti di marketing e al suo funzionamento intuitivo e veloce, LexDo.it registra risultati da record: nel 2018, ad esempio, gli utenti della piattaforma hanno generato oltre 200mila documenti.
Tra i file più scaricati dai clienti di LexDo.it ci sono proprio le informative legali per l’adeguamento della privacy dei siti web al GDPR.
Ciò si deve all’estrema versatilità e adattabilità del servizio fornito dal portale: rispondendo a poche semplici domande è possibile generare un documento che si adatterà sulla base delle opzioni selezionate, e potrà essere utilizzato per qualsiasi tipologia di servizio fornito agli utenti (blog, e-ecommerce, siti di informazione, ecc.) e per qualsiasi finalità di trattamento dei dati.
È possibile indicare lo scopo della raccolta delle informazioni degli utenti scegliendo da una lista di finalità predefinite (come l’iscrizione a una newsletter, l’invio di mail, l’interazione con una live chat, eccetera), oppure si può descrivere la finalità in maniera personalizzata. Se i prodotti o servizi in questione vengono offerti anche a clienti stranieri, è possibile creare un documento bilingue o interamente in lingua inglese, così da rendere possibile la consultazione a un pubblico non italofono.
Grazie alle risposte che fornirai a LexDo.it non genererai un semplice modello di privacy policy per siti web, ma un vero e proprio contratto personalizzato in base alle esigenze della tua impresa, così da garantirne l’esattezza e la correttezza legale (e salvarti da eventuali grattacapi e conseguenze spiacevoli). Il tuo documento potrà essere modificato in ogni sua parte in qualsiasi momento, permettendoti all’occorrenza di aggiornarlo con nuove informazioni (in maniera totalmente gratuita).
Non solo GDPR: come redigere la privacy policy e l’informativa cookie
Redigere la privacy policy, tuttavia, è solo uno degli obblighi previsti dal GDPR. Fortunatamente LexDo.it ti offre supporto tecnico e legale anche nell’osservazione degli adempimenti successivi, come la richiesta del consenso o la predisposizione di misure di sicurezza, così da generare documenti che siano adeguati alle normative vigenti (uno fra tutti, l’informativa cookie).
Grazie a LexDo.it puoi anche richiedere un adeguamento del tuo sito web o della tua app al GDPR, oppure una consulenza GDPR personalizzata con un avvocato esperto: insomma, LexDo.it non offre solo contratti su misura in pochi minuti, ma potrai anche ricevere supporto legale per qualsiasi esigenza, 100% online.
Se la questione della privacy digitale e della protezione dei dati personali ti crea dubbi e incertezze, e non sai ancora come approcciarti ai 99 articoli che compongono il GDPR, noi dello Staff di Punto di Riferimento possiamo aiutarti. Per saperne di più su questa e tante altre tematiche che stanno a cuore alla nostra Associazione, ti basta contattarci: troverai tutte le istruzioni qui. Il nostro team è sempre pronto a rispondere alle domande di Soci e simpatizzanti.
